7 Top tips om een aanbesteding te winnen
Om als expert je expertise te kunnen inzetten bij de overheid moet je vaak concurreren met anderen. Je vraagt je misschien af hoe je opvalt tussen al die anderen, hoe je met de marktplaats omgaat en hoe je een opdracht bij de overheid binnen haalt.
Het deelnemen aan een aanbestedingsprocedure kan ook ontmoedigend en tijdrovend zijn voor experts, die nieuw zijn met inkoop en aanbesteding. Maar zelfs voor doorgewinterde aanbieders in publieke sector is elke aanbesteding weer anders en vraagt het om een op maat gesneden aanbieding. Naast onbekende en soms verwarrende terminologie, moeten aanbieders van expertise veel aandacht besteden aan details en wordt soms een overvloed van bewijsstukken gevraagd om in te dienen.
Hier zijn mijn 7 top tips over hoe je de procedure minder stressvol en hopelijk meer succesvol kan maken:
-
Zorg ervoor dat je je bewust bent van alle potentiële mogelijkheden.
Schrijf je in op nuttige websites. Ga naar relevante gebeurtenissen, waar je ‘jouw koper’ vindt en maak direct contact met de overheidsinstantie voor wie je zou willen werken. In eerdere blogs schreef ik hier al over.
-
Zorg dat je geen aanbesteding verliest op een pietluttigheid.
Beantwoord alle vragen. Controleer dan of je alternatieve of “variant” aanbiedingen kunt indienen. Maar stuur bovenal je aanbod op tijd en op het adres dat is opgegeven, in de vereiste vorm en met het gevraagde aantal exemplaren. Zorg dat je alle informatie geeft die wordt gevraagd en niet wat je denkt dat ze moet weten over jou en jouw bedrijf. Het is funest wanneer je een bijlage vergeet en daar een aanbestedingsprocedure op verliest.
-
Zorg ervoor dat je echt begrijpt wat de aanbestedingsvraag is.
Als je de vraag niet helder hebt of niet begrijpt, stel er dan vragen over voordat je een aanbod doet. Houd in gedachten, dat de vragen die je stelt en de reacties die je ontvangt vrijwel zeker zullen worden verspreid onder alle bieders in het proces. Via de website van de aanbestedingskalender kun je ook hulp vragen.
-
Zorg dat je goede contacten hebt met je concurrenten, zodanig dat je met hen kunt samenwerken.
Als je zelf niet aan alle eisen kan voldoen, vraag jezelf dan af of er mogelijkheden zijn voor uitbesteding of als joint venture een aanbieding te doen.
-
Zorg dat je weet wat er mis ging.
Vraag altijd om feedback, ook al ben je niet succesvol. Leren doe je in de praktijk met vallen en opstaan.
-
Zorg dat je jezelf leert om je concurrentie niet te onderschatten in een aanbestedingstraject.
Denk goed na over wie voor jouw bedrijf verantwoordelijk is voor de aanbesteding en wie de inbreng in het proces heeft. Vraag jezelf af wie van je concurrent kan zijn en wat zijn sterke en zwakke punten kunnen zijn vanuit het oogpunt van de opdrachtgever.
-
Zorg voor een perfecte voorbereiding!
Je wordt vrijwel zeker gevraagd om verschillende gegevens over jezelf en jouw expertise te verstrekken. Door deze gegevens vooraf al te maken, kun je het opstellen van jouw aanbieding in het aanbestedingsproces eenvoudiger maken. Vergeet niet dat deze informatie gecontroleerd en geverifieerd wordt door bijvoorbeeld het checken van jouw achtergrond via internet.
En nu jij …..
Wat is jouw belangrijkste vraag over inkoop en aanbesteding bij de overheid?
Stel één duidelijke vraag. Plaats jouw antwoord in het commentaarveld onderaan deze pagina.
Op 2 april 2015 organiseer ik weer een netwerkbijeenkomst. In het afgelopen jaar kreeg ik in deze netwerkbijeenkomsten ook vragen over inkoop en aanbestedingsprocedures. Om die reden heb ik voor de komende netwerkbijeenkomst een aanbestedingsexpert uitgenodigd. Deze aanbestedingsexpert is directeur van een inkooporganisatie, die werkt voor 18 gemeenten. Tijdens deze bijeenkomst zal ik samen met deze expert al jullie vragen beantwoorden. Ik hoop je op 2 april te ontmoeten.
SAMEN VERNIEUWEN WE DE OVERHEID!
Hartelijke groet,
Alexander Meijer
PS. DEEL dit artikel met jouw netwerk, door op de Facebook, LinkedIn, Twitter of Google+ deelknoppen te klikken, zodat ook de mensen in jouw netwerk profiteren.
