Natuurlijk publiceren gemeenten hun grotere opdrachten op TenderNed (www.Tenderned.nl). In deze aanbestedingen staan instructies hoe je aan te melden en in te schrijven. Maar een grote groep opdrachten gaat onderhands, buiten de publicaties om. Hoe je daar meer uit kan halen, daarover gaan de volgende tips.

TIP 1    Wie binnen de overheid is je klant?

Professionele commerciële ondernemingen kennen hun klant. Soms zelfs met geavanceerde CRM-systemen. Opvallend dat er veel bedrijven zijn die, als zij ook zaken willen doen met de gemeente, maar gewoon het algemene nummer bellen. Het verdiepen in de klant is als principe voor gemeenten dan weggevallen. Terwijl dit goed anders kan.

Met redelijk eenvoudige middelen is na te gaan welke afdeling van de gemeente over wat voor soort uitgaven gaat, wat de budgetten zijn of welke trajecten er aan komen. Veel informatie hierover is openbaar en op internet te vinden (bijvoorbeeld via begroting of agenda en stukken van de raad). Het kost even tijd natuurlijk, maar dat is in de private sector niet anders. Het gaat er tenslotte om te onderzoeken of er behoefte is aan jouw product en bij wie je dan moet zijn.

TIP 2    Verkoop niet, maar luister

En dan zit je aan tafel bij de goede ambtenaar en je hebt een vermoeden van een behoefte. Veel accountmanagers staan in de “zenden stand”. Een gelikte pitch over de voordelen van het product of dienst en de nadelen van de concurrentie. De insteek in het gesprek is dan teveel op het eigen product en te weinig op de omgeving en de behoefte van de klant. Deze houding kweekt irritatie bij de ambtenaar omdat deze zich niet serieus genomen voelt.

Beter is om vragen te stellen en je te verdiepen in de concrete omstandigheden in de gemeente. Vragen als: wat zijn de huidige ervaringen, wat is het beleid, wat speelt er in de raad, welke ontwikkelingen worden verwacht, hoe kan ik helpen? Aanknopingspunten waarbij de onderneming en de ambtenaar gedeelde belangen gaan krijgen. En waarbij de gemeente dus belang krijgt bij het aangaan van een contract.

TIP 3    Ontwikkel een idee dat verder helpt

Deze tip ligt in het verlengde van de vorige. Het gaat erom dat de gemeente verder komt met de aanschaf van het product of het verrichten van de dienst. Voor de aanbieder is het van belang dat hij zich verheft boven de concurrentie. Vooral bij ZZP-ers (adviseurs, ingenieurs, vormgevers, tekstschrijvers, etc.) is dit een uitdaging.

Deze mensen zijn zo gericht op het uitvoeren van hun diensten dat ze vergeten iets te ontwikkelen waarmee ze de aandacht trekken. Geen gratuite vorm van marketing, maar echt een concept waarover is nagedacht en dat klanten verder helpt. En het liefst al een keer is uitgeprobeerd bij een andere klant. Lastig, zeker. Maar probeer anders maar eens boven het geluid van de talloze andere ZZP-ers uit te komen.

TIP 4    Ken de regels, maar wees creatief

Onderscheiden is belangrijk, maar laat de gemeente ook in zijn waarde. Verleidt de ambtenaar niet om dingen te doen die tegen de regels ingaan. Op korte termijn leidt dat wellicht tot een verkoop, maar als het misgaat (accountantscontrole bijvoorbeeld) dan slaat de sympathie snel om. Daarom is het in het kader van de relatie verstandig om de regels te kennen en daarnaar te handelen.

Niettemin geven die regels veel vrijheid. Vrijheid die er niet lijkt te zijn voor de leek, kan benut worden door een slimme accountmanager. Zo is veel meer dialoog voor een inkoopprocedure mogelijk dan men vaak denkt. Toeschrijven naar specificaties mag niet, maar de gemeente wijzen op goede voordelen voor de gemeente van de door jou gekozen producten natuurlijk wel. Door de richting te bepalen kan je zo je kansen vergroten.

TIP 5    Get in or get out

De gemeentemarkt is een markt net als andere anderen. Wel met eigen regels en gewoonten, maar dat geldt ook voor het openen van een webshop op internet. Het is een markt waarin je je moet verdiepen en bekwamen. Het moet daarom een bewuste en strategische keuze zijn om je hierop te begeven.

Gemeenten slagen er steeds beter in om de transactiekosten te verlagen en de transparantie te verhogen, niettemin zijn veel ondernemingen kopschuw om zaken met ze te doen. Voor de bedrijven die zich hierin bekwamen en deze tips volgen is het daarom interessanter hierop in te stappen om zo een stap voor te zijn op hun concurrentie.

Ditmar Waterman is directeur van Regionaal Inkoopbureau IJmond en Kennemerland, een inkoopsamenwerking van 17 gemeenten. Hij schrijft deze tips op persoonlijke titel.

Ditmar is gastspreker tijdens de bijeenkomst “Verhoog je OverheidsIQ” in Mijdrecht op 17 juni 2015.