3 Belangrijke dingen die je moet weten over aanbestedingen

Zaken doen met de gemeente, hoe doe je dat eigenlijk? Als ondernemer wil je misschien zaken doen met de gemeente. Dat zou kunnen met de gemeente waar jouw bedrijf gevestigd is. Of met die gemeenten die binnen jouw doelgroep vallen.

Weet je dan hoe die gemeente of gemeenten inkopen?

Het is voor jou als ondernemer dan belangrijk om te weten of de ambtenaar zelfstandig of dat het inkooptraject via een inkoopafdeling of inkoopcombinatie van gemeenten verloopt. Of er ingekocht of aanbesteedt, wordt is ook afhankelijk van het aan te besteden bedrag. Eigenlijk verloopt dit proces net als in een gewoon bedrijf. Verder is het de vraag of het om een eenmalige aanschaf gaat of dat er raamcontracten zijn afgesloten. Een goed voorbeeld zijn de afspraken op het gebied van de inhuur van tijdelijk gespecialiseerd personeel.

In eerdere blogs heb ik al geschreven hoe je deze informatie verwerft of meer zichtbaar wordt bij gemeenten van jouw doelgroep. Om je verder te helpen noem ik nu de 3 belangrijkste dingen die je moet weten over aanbestedingen:

1. Ken de drempelbedragen

Uiteraard ken jij als ondernemer de drempelbedragen, die gelden voor Europese aanbestedingen. Als het project of dienstverlening die gevraagd wordt boven deze drempelbedragen uitkomt, moet ook de gemeente Europees aanbesteden. Het kennen van deze drempelbedragen is dus belangrijk.

De meeste ondernemers die zaken willen doen met de overheid, zijn juist op zoek naar het antwoord op de vraag hoe het dan gaat wanneer er GEEN sprake is van een Europese aanbesteding. Het antwoord op deze vraag is even simpel als ook complex. Voor inkoop onder de Europese drempelbedragen voor aanbestedingen heeft een gemeente eigen inkoop en aanbestedingsregels. Je ontkomt er dus niet aan om je eerst eens goed te verdiepen in die gemeente. Voordeel is wel dat je dan weet wat je kan verwachten.

Grotere gemeenten gebruiken zelfs een inkoopkalender. Een goed voorbeeld is de gemeente Zaanstad. Misschien ben jij zzp’er en wil jij de werkzaamheden aanbieden aan een gemeente als inhuurkracht. Er zijn gemeenten die hun uitvraag voor externe inhuur plaatsen op een eigen of gezamenlijke marktplaats.

2. Ben zichtbaar

Het op een na belangrijkste is dat je zichtbaar bent voor de gemeente uit je doelgroep. Maak jezelf bekend bij de gemeenten waarvoor jij aanbestedingen wilt uitvoeren. Je denkt misschien dat zij weten wie je bent en wat jij kan, maar hoe warm is je contact eigenlijk?

3. Doe een onweerstaanbaar aanbod

Het allerbelangrijkste wat je moet weten over aanbestedingen is dat je moet aansluiten bij de vraag en een onweerstaanbaar aanbod doen. Ik kan het niet vaak genoeg zeggen, maar overheden werken en denken qua organisatie net als bedrijven wat inkoop en aanbestedingen betreft. Ik heb een ondernemer wel eens horen verzuchten dat de overheid harder onderhandelt dan ondernemers onderling. Of dat zo is, laat ik in het midden. De gedachte is in ieder geval dat hoe onweerstaanbaarder jouw aanbod, hoe groter de kans is dat je een inkoop of aanbestedingstraject wint! Dat zit niet alleen in de prijs, maar ook in de inhoudelijke oplossing van het grootste probleem van die gemeente (kwaliteit).

Wat zijn jouw ervaringen met aanbestedingen bij en inkopen door of voor gemeenten?
Schrijf je antwoord hieronder in het commentaarveld en win een mooi cadeau wat je door mij persoonlijk overhandigt krijgt. De eerste vijf inhoudelijke reacties maken hier kans op.

Samen vernieuwen we de overheid!

Hartelijke groet,
Alexander

P.S.: Als je ervaringen wilt delen of vragen wilt stellen aan een mij of aan een van Nederlands aanbestedingsexperts, meldt je dan nog snel aan voor de volgende netwerkbijeenkomst. Ditmar Waterman en ik helpen jullie op 2 april graag met als ultieme doel het winnen van inkoop en aanbestedingen bij gemeenten.